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新型コロナウイルス感染拡大防止のため、リモートワークが急速に広まり、DX化やペーパーレス化を後押ししてきました。

 

廃棄物業界も例外ではなく、電子化が推進されており、契約書の電子化も急速に普及してきています。

 

今回は産業廃棄物業者が電子契約を導入する際の注意点についてわかりやすく解説していきます。

産業廃棄物業界にも電子契約が普及し始めています

 

廃棄物業界はアナログな業界であり、電子化という点においては他の業界に比べて遅れていました。

 

しかし、日本政府によるデジタル庁の新設と「脱ハンコ」の動きにより、産業廃棄物業界に電子契約が普及するきっかけとなりました。

電子契約とは？

 

紙媒体で行っていた契約書への記名押印の作業を電子的に行うもので、電子署名により契約を締結し、電子データとして保管する契約方式です。

 

紙は一切使用せず、やりとりは電子契約サービスを介して全てインターネット上で行われます。

電子契約の仕組み

 

パソコンやスマートフォンといったデバイスを用いて、暗号技術により信用性と確実性を満たした「電子署名」と「タイムスタンプ」を電子ファイルに付与することで契約を締結したと見なすことができます。

電子契約のメリット3選

 

電子契約により得られるメリットを紹介します。

メリット1：契約業務を効率化できる

契約を締結する上で発生する「印刷」「製本」「押印」「郵送」や「保管」「許可証管理」といった業務を効率化できます。

 

電子データによる締結と保管であるため、印刷や製本の作業はなくなり、保管場所の確保も不要です。

 

また、物理的な押印にかかる時間も短縮でき、郵送に要する時間もなくなることで契約締結までのスピードも早まります。

メリット2：契約にかかるコストを削減できる

契約業務の効率化に伴い、「印刷代」「用紙代」「郵送代」「保管費用」を削減できます。

 

また、電子契約は印紙税の対象外となるため「印紙代」もかかりません。

メリット3：コンプライアンスの強化につながる

クラウド上で契約データやステータスの管理ができるため、「許可証や契約の有効期限切れ」「締結漏れ」「保管漏れ」などのリスクを低減できます。

電子契約を導入する前に知っておきたい3つの法令

 

電子契約は次の3つの法律で成り立っています。

法令1：電子署名法

電子署名法とは、電子署名の定義や要件、法的有効性を定めた法律で、正式名称は「電子署名及び認証業務に関する法律」と言います。

 

インターネットを介して行われる電子商取引の信頼性を高めるため、2001年4月1日から施行されました。

法令2：電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、電子取引を行った際のデータ保存に関しての事項を定めた法律で、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言います。

法令3：e-文書法

e-文書法とは、紙媒体での保存が義務付けられている文書について、電子データでの保存を認める法律です。

 

2005年4月に施行された次の2つの法律の総称です。

 

１）民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律

 

２）民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

産業廃棄物業者が電子契約を導入する際の3つの注意点

 

電子契約はメリットが大きく、業務改善に大きく貢献してくれますが、導入の際どのような点に注意すれば良いのでしょうか。

注意点1：契約書の本文が電子契約をする想定の文言になっているかを確認する

電子データとして保管をするため、契約書に記載される文言についても変更しなければなりません。

 

例）

＜紙契約の場合＞

本書2通を作成し、甲、乙それぞれ記名押印の上、各1通ずつ保有する

 

＜電子契約の場合＞

甲及び乙はそれぞれ契約内容を承認し、電子データを保有する

注意点2：電子契約を締結するまでの業務フローを整える

電子化しても業務フローが固まっていなければ、余計な手間が増えてしまいます。

 

紙媒体の契約書と同様に、電子データの確認者や承認フローを決めておきましょう。

注意点3：電子契約で締結した契約書データの保管方法を決める

電子データとして保管するため、検索のしやすさも考慮して保管ルールを定めましょう。

 

排出事業者、処理業者、契約有効期限、処理品目などを保管ルールの基準にするのも有効です。

電子契約を導入して産業廃棄物処理業務を効率化しましょう

 

契約書の電子化による恩恵は処理業者と排出事業者の双方にあると言えます。

 

正しい理解と運用で契約業務は大幅に改善されるでしょう。

 

「てきせつ」では、廃棄物処理の運用だけでなく、電子化についてのヒントもわかりやすく発信しています。

 

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