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業種や業界を問わず「業務が属人化されていて引き継ぎが困難」という声をよく聞きます。

 

業務の属人化は会社のノウハウとして蓄積されず、担当者の退社や異動に伴い、大きな損失につながる可能性があります。

 

産業廃棄物業界においても属人化は例外ではなく、どのように脱属人化を行うのかは各社頭を悩ましている課題と言えるでしょう。

 

今回は、産業廃棄物業界で「脱属人化」を進めるための5つのステップについてわかりやすく解説していきます。

産業廃棄物業界では「脱属人化」が大きな課題

 

産業廃棄物業界では属人化が大きな課題となっています。

 

紙契約や紙マニフェスト、FAXによる注文など業界的にアナログなやり方がまだまだ多く、業務フローや引き継ぎもシステマチックになっていないのが現状です。

 

さらに顧客単位で対応ルールが異なるなど担当者に依存する領域が多く、少子化に伴い、次世代の人手確保も激化している中、属人化から脱せないという状況が続いています。

産業廃棄物業界で「属人化」してしまう理由

 

産業廃棄物業界は、業務を遂行していく上で、廃棄物処理法をはじめ、専門知識が必要であることが属人化の大きな要因となっています。

 

また専門知識が必要であるが故に、業務が担当者に集中してしまい、ノウハウを引き継ぐ余裕がなく、属人化してしまうというパターンが多いです。

 

さらに、マニュアル化できたとしても、定期的にメンテナンスを行う余裕がなく、作って終わってしまうというパターンもよく見られます。

産業廃棄物業界で脱属人化を進める5ステップ

 

属人化を脱するために必要なことはなんでしょうか。

 

一見、糸口が見つからないような属人化問題ですが、5つのステップに分解することにより、脱属人化を実現することができます。

 

一つずつ確認していきましょう。

ステップ1：業務の棚卸しを実施

まずはどのような業務があるのかを正確に把握しなければなりません。

 

誰が、どれくらい、どんな業務に時間をかけているのかを洗い出します。

 

大小様々な業務がありますが、できる限り漏れがないように棚卸しをしましょう。

ステップ2：各業務の目的と必要性を検討

次に、棚卸しされた業務がなぜ実施されているのかを改めて整理し、目的と必要性を明確にしましょう。

 

「前任の担当者がやっていたから」という理由で意図がない業務も多くあります。

 

また、取引先から求められたからという理由で行っている業務も、取引先が満たしたいニーズが何かを理解することで改善できる場合があります。

ステップ3：業務の見える化を実施

業務の棚卸しと目的の整理ができたら業務の「見える化」を行いましょう。

 

各業務フローを細かく書き出すことにより属人化となっている要因や課題ポイントが見えてきます。

 

また見える化することにより、社内での認識のずれを統一することができたり、把握できていなかった業務を正しくマネジメントできたりと、結果として無駄なやりとりがなくなり改善につながる場合もあります。

ステップ4：チーム体制の確立

属人化になるポイントは特定の担当者しか理解できていない点が大きいので、チームとして取り組む必要があります。

 

業務を進める中で、タイムリーに情報が共有されている状況を作り出し、どのタイミングでも業務を引き継げる環境を作りましょう。

ステップ5：チーム体制のPDCAを継続

チームを作るだけでなく、自走していけるように継続的なPDCAを行わなければなりません。

 

PDCAの継続が脱属人化の鍵となります。

産業廃棄物業界で脱属人化を進める3つの手法

 

脱属人化を推進するための有効な手法を紹介します。

手法1：会社全体でDXを推進する

情報が個人に集まる構図だと属人化に陥ってしまいます。

 

情報をデータ化して蓄積、抽出、活用することにより、担当者を選ばず業務を推進しやすくなります。

 

廃棄物業界のDXについてはこちらの記事でもご紹介していますのでぜひご覧ください。

 

▼関連記事：産業廃棄物業界におけるDXとは？効率化すべき7つの業務をわかりやすく解説

手法2：業務のアウトソーシングを推進する

業務の見える化とマニュアル化ができるとアウトソーシングが可能です。

 

アウトソーシングするために業務の組み立てを工夫するようになり、結果として脱属人化の推進につながります。

 

廃棄物業界におけるアウトソーシングについてこちらの記事でも詳しく解説していますので参考にしてください。

 

▼関連記事：産業廃棄物業者もアウトソーシングする時代！？人手不足の企業が活用すべき5つの方法を解説

手法3：インサイドセールス部署の創設

営業活動の属人化も大きな課題です。

 

非対面営業であるインサイドセールス部門を立ち上げることにより、営業活動の属人化を緩和できます。

 

どういう働きかけに対してどのような反応があったのかを分析できるので、効率的な営業活動が可能です。

脱属人化を推進して「売上」と「顧客満足度」を同時に向上させましょう

 

人手不足と人の入れ替わりが激しい昨今において、脱属人化の推進によって「売上」と「顧客満足度」を同時に満たせると言えるでしょう。

 

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