廃棄物の適切処理を促進する
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機密書類を安全に廃棄する方法を知っているか、知らないかでは企業リスクが大きく異なります。

 

情報漏洩は、企業の信用を大きく損ない、重大な損害をもたらす可能性があるためです。

 

適切な廃棄手順を実施することで情報漏洩や悪用を防ぎましょう。

 

今回は法人が出す「機密書類」の安全な廃棄方法についてわかりやすく解説していきます。

機密書類とは？

 

機密書類とは、組織や企業において保護されるべき秘密情報を含んだ文書のことを指します。

 

機密書類には業務上の秘密、営業戦略、製品開発計画、顧客データ、財務情報、特許や特許出願に関する文書、法的な契約や取引の詳細、個人情報などが含まれます。

 

機密情報は、廃棄の際も十分に気をつけなければなりません。

機密書類は産業廃棄物では「紙くず」に分類される？

 

事務所などから廃棄される機密書類は一般廃棄物に分類されます。

 

そのため産業廃棄物としての取り扱いにはなりません。

 

産業廃棄物における「紙くず」とは、特定の事業活動に伴い排出されるものと定義されており、建設工事に伴い生じたものや紙の製造業から生じたものなどが対象となります。

 

▼関連記事：産業廃棄物と一般廃棄物の違いとは？具体例や見分け方をわかりやすく解説

機密処理の安全な廃棄方法は「溶解サービス」が主流

 

溶解処理は、機密処理を段ボールに入れたまま専用の溶解設備に投入することが可能です。

 

そのため、機密書類を取り出す必要がなく、情報漏洩のリスクが低くなります。

 

また、溶解処理の場合、紙の繊維を切断することがないので資源として再生しやすいという特徴があるため、主流のサービスとなっています。

法人が排出する機密書類の安全な廃棄方法「3選」

 

機密書類を廃棄する方法はいくつかありますが、それぞれの特徴を把握した上で自社にとって最適な方法を選択していきましょう。

廃棄方法1：自社でシュレッダーをかけて処理業者に委託する 

自社で情報漏洩対策を行うため、手間はかかるが、コストとしては安価になりやすいです。

 

シュレッダーでの処理は、紙の繊維を切断するため、紙の資源として再生しにくいという側面もあります。

廃棄方法2：移動式シュレッダーを持つ処理業者に依頼する

処理業者に現地で情報漏洩対策を行うため、自社のリソースは使用しないため手間はかからないが、コストは上がります。

廃棄方法3：段ボールに詰めてそのまま専門業者に処理を依頼する

処理としては、処理工場に搬入されるまで行われませんが、機密書類を段ボールから取り出すことなく処理設備に投入されることが多いため、情報漏洩のリスクは少なくなります。

 

また、紙の繊維を切断する必要がないので、資源としての再生がしやすい方法です。

機密書類を廃棄する際の「4つの注意点」

 

機密書類は情報漏洩のリスクを伴うため、廃棄計画においても十分な対策を講じる必要があります。

 

ここでは機密書類を廃棄する際の注意点について確認していきましょう。

注意点1：情報漏洩の心配がない業者を選ぶ

他者に機密情報を取り扱う作業を委託する際は機密性がしっかりと担保されている会社を選ぶことが非常に重要です。

 

情報セキュリティマネジメントシステムのISO27001を取得しているか、監視カメラや専用の部屋で入退室管理を行っているかなどを確認しましょう。

注意点2：手間とコストを比較して処理方法を検討する

処理方法の選択肢は色々あるため、必要なセキュリティレベルに合わせて、処理方法を選択しましょう。

注意点3：クリアファイルやホッチキスの扱いを確認する

クリアファイルやホッチキスが混入していると、機密書類のリサイクルが難しくなります。

 

処理設備により、リサイクル工程の中で不純物の取り除きがあれば対応可能ですが、事前に処理会社へ、何が混入したらいけないのかなどを確認するようにしましょう。

注意点4：情報漏洩をせずに廃棄した証明書を取得する

機密書類の場合、情報漏洩せずに適切に処理された証明書を必ずもらうようにしましょう。

機密書類以外にも情報漏洩に注意したい産業廃棄物はある 

 

情報漏洩に注意しなければならない廃棄物は書類だけではありません。

 

最近は機密情報をデジタルデータにして保管していることも多いため、パソコンのハードディスクやメモリーカード、USBといったOA機器についても注意が必要です。

安全に機密書類を廃棄して自社のセキュリティレベルを高めましょう

 

機密書類は、組織の競争力や評判に直接的な影響を及ぼす可能性があり、不正アクセスや情報漏洩を防ぐために厳重に管理しなければなりません。

 

機密書類の適切な保管、アクセス制限、廃棄方法に対してポリシーや手順を策定し、従業員に対して遵守を徹底することが重要です。

 

安全に機密書類を廃棄して自社のセキュリティレベルを高めましょう。

 

「てきせつ」では、廃棄物の情報漏洩防止のヒントを分かりやすく発信しています。

 

その他にも、産業廃棄物に関する疑問や困りごとがある方はお気軽にお問い合わせください。

 

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